Odpowiedzialne podejście do prywatności w świecie premium rozrywki

1. Polityka prywatności

Niniejsza strona przedstawia aktualne zasady przetwarzania danych osobowych obowiązujące na naszej witrynie internetowej pod adresem https://sprawdzonywybor.org oraz podczas korzystania z naszych usług związanych z organizacją pokazowych, towarzyskich eventów pokerowych w kawiarniach i restauracjach na terenie całej Polski.

Polityka prywatności została przygotowana w szczególności z uwzględnieniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), a także krajowych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych oraz świadczenia usług drogą elektroniczną.

Oferowane przez nas usługi polegają na organizacji wyłącznie rozrywkowych, edukacyjnych i integracyjnych pokazów gry w pokera, bez prowadzenia gier hazardowych, zakładów wzajemnych, turniejów o charakterze hazardowym ani rozgrywek o prawdziwe środki pieniężne. Wszystkie informacje handlowe, materiały marketingowe i formularze na naszej stronie odnoszą się wyłącznie do usług eventowych i rozrywkowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych osób korzystających z serwisu SprawdzonyWybor oraz naszych usług jest:

SprawdzonyWybor Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 12
00-000 Warszawa, Polska

NIP: 000-000-00-00
REGON: 000000000
Adres korespondencyjny do spraw ochrony prywatności: „Ochrona danych – SprawdzonyWybor Sp. z o.o., ul. Przykładowa 12, 00-000 Warszawa”.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą się Państwo skontaktować z nami:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected],
• telefonicznie: +48 512 904 681 (w dni robocze w godzinach 10:00–17:00),
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/.

Jeżeli zostanie powołany inspektor ochrony danych, odpowiednia informacja zostanie opublikowana na niniejszej stronie wraz z danymi kontaktowymi do inspektora.

3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Zakres gromadzonych danych osobowych zależy od tego, w jaki sposób korzystają Państwo z naszych usług oraz funkcjonalności serwisu. W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

Dane przekazywane podczas rezerwacji wydarzeń i zapytań ofertowych

• imię i nazwisko osoby kontaktowej,
• stanowisko lub funkcja (np. organizator wydarzenia, dział HR, marketing),
• dane identyfikacyjne firmy lub lokalu (nazwa przedsiębiorstwa, nazwa restauracji / kawiarni, ewentualnie NIP lub numer identyfikacyjny w celu przygotowania umowy lub oferty),
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu,
• informacje organizacyjne dotyczące planowanego wydarzenia: rodzaj eventu (np. event korporacyjny, urodziny, integracja zespołu, VIP evening), przewidywana liczba gości, preferowana lokalizacja, wstępny termin, szacowany budżet, preferencje dotyczące oprawy, cateringu, stylistyki czy dodatkowych atrakcji,
• inne informacje przekazywane dobrowolnie w treści zapytania lub formularza, które są niezbędne do personalizacji oferty i dopasowania koncepcji rozrywkowej.

Dane przekazywane podczas korzystania z formularzy kontaktowych

• imię i nazwisko,
• adres e-mail i numer telefonu,
• nazwa firmy lub marki (opcjonalnie),
• treść wiadomości, w tym informacje o oczekiwaniach dotyczących eventu, preferencjach i pytaniach,
• załączone materiały (jeżeli formularz przewiduje taką możliwość), zawierające np. brief, opis koncepcji lub dokumenty organizacyjne.

Dane gromadzone w celach analitycznych i statystycznych

Podczas korzystania z serwisu, w sposób zautomatyzowany możemy gromadzić również dane związane z aktywnością na stronie, takie jak:

• identyfikatory urządzenia lub przeglądarki,
• adres IP, przybliżona lokalizacja bazująca na adresie IP,
• typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu,
• czas spędzony na stronie, ścieżki nawigacji, klikane sekcje, liczba odsłon podstron,
• źródło wizyty (np. wejście bezpośrednie, wyszukiwarka, kampania reklamowa).

Zakres i sposób wykorzystania plików cookie oraz innych podobnych technologii opisujemy szczegółowo w odrębnej Polityce plików cookie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji naszych usług oraz zapewnienia wysokiej jakości obsługi użytkowników serwisu. W zależności od kontekstu przetwarzanie może odbywać się w poniższych celach i na podstawie następujących przesłanek prawnych:

4.1. Przygotowanie i przedstawienie oferty, komunikacja i obsługa zapytań

W celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania spersonalizowanej oferty eventowej, prowadzenia korespondencji dotyczącej szczegółów wydarzenia czy rezerwacji terminu przetwarzamy dane kontaktowe oraz informacje dotyczące planowanego eventu.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji z osobami zainteresowanymi ofertą, budowaniu relacji biznesowych oraz zapewnieniu wysokiej jakości obsługi.

4.2. Realizacja zawartych umów i organizacja wydarzeń

Po zaakceptowaniu oferty i zawarciu umowy przetwarzamy dane w celu prawidłowej realizacji usługi: organizacji wydarzeń, kontaktu operacyjnego, ustalenia szczegółowego scenariusza, zapewnienia bezpieczeństwa uczestników oraz rozliczenia finansowego współpracy.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcie działań na jej żądanie.

4.3. Rozliczenia księgowe, podatkowe i archiwizacja dokumentów

W zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych) przetwarzamy dane zawarte na fakturach, umowach, protokołach oraz innych dokumentach rozliczeniowych.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

4.4. Marketing bezpośredni usług i budowanie relacji

Za Państwa zgodą możemy przesyłać informacje marketingowe, zaproszenia na wydarzenia pokazowe, inspiracje eventowe, katalogi pakietów oraz personalizowane rekomendacje dotyczące rozwiązań rozrywkowych dopasowanych do profilu Państwa firmy lub lokalu.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda na otrzymywanie treści marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu marketingu bezpośredniego własnych usług, przy czym działania te są podejmowane z poszanowaniem przepisów dotyczących komunikacji marketingowej (Prawo telekomunikacyjne, Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

4.5. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

W uzasadnionych przypadkach możemy przetwarzać dane w celu dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, prowadzenia postępowań reklamacyjnych oraz zapewnienia bezpieczeństwa prawnego naszej działalności.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw i interesów.

4.6. Analityka, statystyka, optymalizacja serwisu

W celu analizowania ruchu na stronie, badania efektywności działań marketingowych, optymalizacji doświadczenia użytkownika oraz rozwoju oferty możemy korzystać z narzędzi analitycznych, które przetwarzają dane dotyczące sposobu korzystania z serwisu.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie aktywności użytkowników oraz doskonaleniu usług i funkcjonalności serwisu, a w przypadku stosowania dodatkowych narzędzi marketingowych – również art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika wyrażona w ramach ustawień plików cookie.

5. Odbiorcy danych osobowych

W związku z realizacją naszych usług dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności, przy czym wszystkie takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie odpowiednich umów i w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.

Do kategorii odbiorców danych mogą należeć w szczególności:

• dostawcy usług hostingowych i infrastruktury IT, zapewniający bezpieczne utrzymanie serwisu https://sprawdzonywybor.org,
• dostawcy systemów poczty elektronicznej, systemów CRM oraz narzędzi do zarządzania relacjami z klientami i historią zapytań ofertowych,
• agencje kreatywne, graficzne i marketingowe wspierające nas w przygotowaniu materiałów promocyjnych, sesji zdjęciowych oraz komunikacji w kanałach cyfrowych,
• profesjonalni podwykonawcy zaangażowani w organizację wydarzeń (np. firmy techniczne, firmy cateringowe, dostawcy dekoracji, fotograficy i filmowcy), w zakresie niezbędnym do prawidłowego przygotowania i obsługi eventu,
• biura rachunkowe, kancelarie prawne oraz inne podmioty świadczące usługi doradcze lub księgowe,
• operatorzy płatności oraz instytucje finansowe, jeżeli zastosowanie mają płatności bezgotówkowe,
• organy publiczne oraz uprawnione instytucje – wyłącznie w przypadku, gdy taki obowiązek wynika wprost z przepisów prawa.

Wszystkie podmioty współpracujące są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa i zachowania poufności danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady staramy się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku korzystania z narzędzi lub usługodawców mających siedzibę poza EOG (np. wybranych narzędzi analitycznych lub marketingowych), dane mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

W każdej takiej sytuacji przekazywanie danych odbywa się zgodnie z wymogami RODO, w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia, takie jak:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w danym państwie trzecim, lub
• standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską,
• inne instrumenty prawne przewidziane w rozdziale V RODO, zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.

Informacje o aktualnie wykorzystywanych narzędziach i usługodawcach, w tym o ewentualnym przekazywaniu danych poza EOG, mogą zostać przekazane na Państwa żądanie poprzez kontakt na adres: [email protected].

7. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w niniejszej polityce celów, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz uzasadnionych terminów przedawnienia roszczeń. W szczególności:

• dane związane z zapytaniami ofertowymi – przechowujemy przez okres prowadzenia korespondencji i przygotowywania oferty, a następnie nie dłużej niż 24 miesiące od daty zakończenia kontaktu, chyba że zaistnieje inna podstawa do ich dalszego przetwarzania (np. zawarcie umowy),
• dane związane z realizacją umowy i organizacją wydarzeń – przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń (co do zasady do czasu upływu terminów ich przedawnienia),
• dane księgowe i podatkowe – przechowujemy przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego, w szczególności przez okres co najmniej 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowujemy do czasu jej wycofania, ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania danych, chyba że dalsze przetwarzanie jest uzasadnione inną podstawą prawną,
• dane przetwarzane w celach analitycznych i statystycznych – przechowujemy przez okres niezbędny do przygotowania zbiorczych analiz i statystyk, przy czym w miarę możliwości dane te są poddawane pseudonimizacji lub anonimizacji.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są usuwane lub przetwarzane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Państwu szereg praw wynikających z RODO. W celu skorzystania z poniższych uprawnień mogą się Państwo skontaktować z nami w szczególności za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected].

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeżeli tak – dostępu do nich i otrzymania kopii danych,
• prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były przetwarzane, zgoda została cofnięta lub został zgłoszony skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w RODO (np. kwestionowanie prawidłowości danych, sprzeciw wobec przetwarzania),
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych, które zostały nam dostarczone w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym w szczególności wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w każdym momencie, w zakresie w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Dobrowolność podania danych i konsekwencje ich niepodania

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do skorzystania z określonej usługi lub funkcjonalności serwisu.

W szczególności:

• podanie danych kontaktowych (takich jak imię, adres e-mail, numer telefonu) jest niezbędne do przygotowania oferty, udzielenia odpowiedzi na zapytanie, zawarcia i realizacji umowy,
• podanie danych wymaganych przepisami prawa (np. danych niezbędnych do wystawienia faktury) jest konieczne do spełnienia obowiązków podatkowych i księgowych,
• wyrażenie zgody na otrzymywanie treści marketingowych drogą elektroniczną jest dobrowolne, lecz brak zgody uniemożliwi przesyłanie newslettera, zaproszeń na wydarzenia pokazowe czy spersonalizowanych rekomendacji,
• wyrażenie zgody na stosowanie niektórych kategorii plików cookie (np. marketingowych) jest dobrowolne i nie stanowi warunku korzystania z podstawowych funkcjonalności serwisu, jednak może wpływać na personalizację treści oraz skuteczność prezentowanych materiałów.

Niepodanie wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości przygotowania oferty, zawarcia umowy lub realizacji zamówionej usługi eventowej.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W ramach naszej działalności nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, w tym decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą, lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.

Nie prowadzimy również profilowania o charakterze prawnym lub finansowym, w szczególności związanego z oceną zdolności kredytowej, wiarygodności płatniczej czy oceny ryzyka.

Możemy natomiast stosować ograniczoną segmentację danych kontaktowych oraz informacji o preferencjach eventowych (np. rodzaj wydarzeń, wielkość organizacji, typ lokalu) w celu lepszego dopasowania komunikacji marketingowej i inspiracji eventowych do Państwa zainteresowań. Takie działania nie prowadzą jednak do podejmowania wiążących decyzji w pełni zautomatyzowany sposób, a ich celem jest jedynie dostarczanie treści bardziej dopasowanych do oczekiwań odbiorców.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

Przywiązujemy szczególną wagę do bezpieczeństwa danych osobowych powierzonych nam przez klientów, partnerów i użytkowników serwisu. W tym celu stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, modyfikacją lub nieuprawnionym dostępem.

W szczególności:

• stosujemy szyfrowanie połączeń z serwisem za pomocą protokołu SSL/TLS (https),
• stosujemy rozwiązania pozwalające na pseudonimizację i ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, dla których jest to niezbędne do realizacji zadań służbowych,
• korzystamy z rozwiązań zabezpieczających infrastrukturę IT, takich jak zapory sieciowe, systemy kontroli dostępu oraz bieżące aktualizacje oprogramowania,
• szkolimy współpracowników i partnerów w zakresie bezpiecznego przetwarzania danych osobowych, szczególnie w kontekście organizacji eventów i pracy z informacjami o klientach VIP,
• regularnie monitorujemy procesy przetwarzania danych oraz dostosowujemy środki bezpieczeństwa do aktualnego stanu wiedzy technicznej, charakteru danych i ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa, który mógłby skutkować wysokim ryzykiem naruszenia Państwa praw lub wolności, poinformujemy o tym fakcie osoby, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

12. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może podlegać aktualizacjom w szczególności w przypadku:

• zmiany obowiązujących przepisów prawa,
• wdrożenia nowych usług, funkcjonalności lub narzędzi technologicznych w serwisie,
• zmiany sposobu lub zakresu przetwarzania danych osobowych.

O wszelkich istotnych zmianach polityki prywatności będziemy informować użytkowników poprzez opublikowanie zaktualizowanej wersji dokumentu na stronie https://sprawdzonywybor.org/privacy-policy/, a w uzasadnionych przypadkach również poprzez komunikat na stronie głównej serwisu lub wiadomość e-mail.

Każdorazowo obowiązuje aktualna wersja polityki prywatności dostępna na naszej stronie internetowej. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z jej treścią przed dokonaniem rezerwacji wydarzenia, wypełnieniem formularza kontaktowego lub skorzystaniem z innych funkcjonalności serwisu.